Guía de elaboración de presupuestos y pronósticos de la flota

Los factores macroeconómicos y los retrasos en la producción de los fabricantes de equipos originales (OEM) siguen ejerciendo presión sobre los presupuestos de las flotas en 2022. Con los pedidos ya en marcha para los vehículos modelo 2023, los ejecutivos de las flotas deben tener en cuenta un sinfín de factores a la hora de prever los costos de las flotas en los próximos meses.

Para afrontar mejor la incertidumbre de los costos, planifique los gastos conocidos de la flota y tenga en cuenta los posibles cambios para minimizar las sorpresas financieras. 

En 2023, la gestión de los gastos de la flota requerirá estar atento a las tendencias macroeconómicas más importantes, como los tipos de interés, la inflación y los precios del combustible. 

Con la prolongación de los ciclos de vida de los vehículos de la flota debido a los cuellos de botella en la cadena de adquisición y suministro, el mantenimiento se ha convertido en un punto central. Los administradores de flotas deben centrarse más en el mantenimiento preventivo, utilizar proveedores de la red y suscribirse a la gestión del tiempo de inactividad.

Métodos de previsión de flotas

Una previsión adecuada de los gastos le ayuda a conseguir una estimación precisa de los costos operativos en curso. Elija uno de los dos enfoques siguientes que mejor se adapte a su flota y a su empresa:

Incremental

• Utilice el período anterior como punto de partida.
• Ajuste de las anomalías en comparación con la visión histórica.
• Ajustes de los factores de inflación.
• Ventajas: Rápido y sencillo.
• Desventajas: Las fluctuaciones del mercado no son fáciles de captar.

Base Cero

• Empiece con una pizarra en blanco.
• Añada los gastos conocidos.
• Añada elementos dependientes del mercado.
• Ventajas: Más preciso, se puede identificar el ahorro.
• Desventajas: Mayor dificultad.

Obtendrá una mayor seguridad en el proceso de elaboración del presupuesto, si entiende las fuentes de consumo que generan los gastos y toma medidas específicas para reducir el gasto total.

Los gastos de la flota se dividen en tres categorías principales:

• Costos de depreciación - incluyendo la adquisición.
• Costos de combustible.
• Gasto en Mantenimiento.

Costos de depreciación - incluyendo la adquisición

• Los factores incluyen el precio de la factura del vehículo, los descuentos de los OEM (incentivos para flotas), el plazo de amortización y la recomercialización.
• Las acciones incluyen la revisión del proceso de selección de vehículos; participar en negociaciones basadas en el volumen; realizar análisis del ciclo de vida; considerar la reasignación de unidades inactivas; y tomar ventaja de las tendencias del mercado.

Combustible

• Los factores son el precio por litro, los kilómetros recorridos y la eficiencia del combustible del vehículo (kilómetros por litro o MPG).
• Las acciones incluyen el uso de proveedores regionales; seguimiento de la optimización de la ruta; y ajustar el selector de vehículos y las políticas de reemplazo.

Mantenimiento

• Los factores son la edad/el odómetro del vehículo, el mantenimiento preventivo y la gestión de la utilización de la red.
• Las acciones incluyen el monitoreo para un reemplazo óptimo; respetando los parámetros de duración del aceite; y dirigir a los conductores a los proveedores de la red.

Otros factores presupuestarios para tener en cuenta

• Los factores incluyen los gastos de entrega, así como los peajes, las infracciones y los accidentes.
• Las acciones incluyen la alineación con la actividad de adquisición y la educación de los conductores.

Podría decirse que el mayor factor X para la planificación de una flota con modelos de 2023 está relacionado con los retrasos en la producción de los OEM.  He aquí seis recomendaciones para gestionar este desafío continuo:

1. Valide su compromiso de asignación del OEM y solicite la sustitución del modelo del año siguiente.
2. Si está considerando la posibilidad de recurrir a otros fabricantes, las negociaciones previas a la adjudicación deberían realizarse a principios de año.
3. Continúe negociando la protección de los precios junto con los incentivos. Negociar incentivos en las compras de existencias que se venden como minoristas y no como comerciales.
4. Revise su proceso de aprobación de pedidos de existencias para asegurarse de que es eficiente y ágil.
5. Si se requiere un acondicionamiento de equipamiento, considere cuidadosamente las modificaciones requeridas para las especificaciones de este equipamiento si se cambia de fabricante.
6. Prepárese para los retrasos y defina proactivamente un plan de reserva para los vehículos no asignados.

Si está considerando un enfoque más práctico para la elaboración de presupuestos y previsiones, Element Fleet Management puede ayudarle con consultoría estratégica y recomendaciones. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.