Control de combustible para flotas vehiculares: procesos y costos

Hoy en día, cualquier empresa está compuesta por un área de transporte, ya que es el sector que mueve principalmente la economía, sin embargo, en él se centra una gran mayoría de gastos que luchan con la rentabilidad y la eficiencia: uno de los más determinantes es el combustible.

Llevar el control del consumo de combustible puede parecer complicado, además de ocasionar gastos inesperados, si no se utilizan los métodos adecuados. De modo que si usted piensa que está teniendo problemas en la optimización del combustible o simplemente quiere aumentar la productividad de su empresa, a continuación encontrará toda la información necesaria para solventar su situación.

Tabla de contenidos:

1. Importancia del control de gastos de combustible en flotas

2. Cinco métodos de control de combustible para flotas vehiculares

3. Simplificación de procesos y reducción de gastos en combustible

Sabemos que el combustible es uno de los elementos más importantes, ya que es el que más participación tiene dentro de la estructura de costos totales de una empresa de transporte y, a su vez, uno de los más difíciles de controlar.

Si bien es un recurso clave, llevar un control de consumo de combustible es fundamental, porque es un recurso energético no renovable, por lo tanto, es finito y, con el tiempo, habrá menos combustible y su valor irá en aumento.

Como notará, no todo recae en nuestras manos: el costo del tanque de combustible es imposible de controlar y, a veces, puede ser impredecible, determinando la necesidad de utilizar un sistema de control de combustible. 

• Como resultado, mejorará la administración de flotas y la rentabilidad de la empresa para tener una mayor eficiencia de la misma.

Conocer cuáles son las malas prácticas o dónde están ocurriendo los robos de combustible, mejora los sistemas de control, así como también prevenir posibles eventos delictivos antes de que sucedan, lo ayudarán a mejorar las estrategias operacionales. 

A continuación, le presentamos 5 métodos de control del combustible para que puedas hacerle frente al uso de combustible desde diferentes ángulos:

Planificación de rutas

Uno de los principales métodos para la gestión de combustible es la optimización de las rutas. Trazar un recorrido seguro, eficiente y sin complicaciones no solo reducirá el gasto de combustible, sino también el kilometraje, generando un mayor rendimiento al tener una conducción continua sin tantas paradas en estaciones de servicio.

Además, con el monitoreo satelital de las flotas y vehículos a través de la telemetría se logra una planificación de rutas más eficiente.

Mantenimiento de unidades

Es esencial llevar una constancia en el mantenimiento de los vehículos de transporte para asegurar el ahorro de combustible, así como también, llevar un control del estado del mismo, tanto en cuestiones de hidráulica como de mecánica, ya que tienen un impacto importante en el consumo de carburante.

Por ejemplo, un vehículo en malas condiciones, como no llevar una afinación adecuada o tener llantas con bajo aire, consume más combustible y tiene más probabilidades de accidentarse, generando costos adicionales significativos. Por lo que llevar una práctica frecuente en el mantenimiento de flota vehicular evitará estos diversos problemas.

Control de la conducción de las flotas

Un control eficiente del combustible también proviene de la buena práctica de los choferes al conducir. Aunque sean gastos pequeños, si se van acumulando, tendrán un gran impacto en la rentabilidad de la empresa.

Actualmente, existen sistemas que facilitan la administración de flotas en tiempo real, lo que permite llevar un registro de los viajes y educar a los conductores para evitar las malas prácticas como el tiempo de ralentí, excesos de velocidad, aceleraciones o frenados bruscos, y llegar al tanque de reserva cuando se ha acabado.

Monitoreo de los niveles de combustible

Contar con medidores de nivel de combustible, además de un odómetro, contribuye a al monitoreo del mismo, la detección de cargas y descargas y en qué lugares ocurren estas situaciones. Al crearse historiales de cada unidad de transporte, se generan análisis completos y comparativos para determinar cualquier anomalía o situación sospechosa.

Existen diferentes formas para monitorear el consumo de combustible:

Control de combustible sin sistemas satelitales

Todavía existen empresas que no utilizan sistemas con GPS, y manejan las estadísticas a través de métodos anticuados y poco eficaces. Se guían con las especificaciones del fabricante, pero estos son datos promedios y, con el pasar del tiempo, las cifras del gasto de combustible difieren mucho de los valores iniciales.

Pasa lo mismo al determinar los datos a partir del cuentakilómetros, ya que el mismo kilometraje tiene su margen de error y los conductores también pueden modificarlo.

Sin embargo, este método solo será realmente útil cuando los datos obtenidos pueden ser comparados con otros. Si no existe otro tipo de sistema, es imposible verificar la fiabilidad de los datos y comprender las discrepancias. Por ejemplo, sin una vigilancia por satélite es imposible detectar la inactividad, el uso de vehículos propios o el robo de combustible.

Control de combustible a través de los sensores por defecto y CAN-bus

La clave de este sistema es conectar un rastreador GPS al CAN-bus del vehículo para obtener los datos. Existen tres formas para configurar la comunicación del rastreador: directa, a través de lectores sin contacto y mediante un adaptador CAN-LOG.

Como no requiere de sensores telemáticos adicionales, ni mano de obra para instalarlos, es relativamente económica y puede obtener información sobre otros parámetros: hora y velocidad del motor, presión del aceite, carga del eje, entre otros.

Con respecto al control de combustible, la información obtenida del CAN-bus no es exacta; en caso de flotas de vehículos de pasajeros no es mayor problema, pero cuando son vehículos que consumen grandes cantidades de combustible, no es para nada conveniente, ya que aquí suele haber un riesgo grande de robo de combustible.

Control satelital sin sensores de combustible

El elemento fundamental para el control satelital es un rastreador GPS que, al instalarse en un vehículo, realiza un reporte operacional y llega al sistema de gestión. A través de las coordenadas y de la velocidad, se determina con exactitud el kilometraje, las rutas realizadas, la inactividad, las velocidades y el consumo real de combustible.

No obstante, es necesario otros sistemas adicionales, aparte del rastreador, para concluir cómo, cuándo y dónde cambió el nivel de combustible.

Control satelital con sensores de combustible

Los sensores de consumo de combustible del flujómetro proveen con mayor exactitud los valores reales de las flotas y la tasa de consumo (con una precisión del 97-99 %), incluso pueden determinar el tiempo de funcionamiento del motor, el volumen y la temperatura del combustible. Esto ocurre a través de medidores de flujo que llegan al rastreador GPS.

Pero este método no es apto para todas las empresas. La instalación es más costosa a comparación de los otros métodos y si los medidores de flujo no son limpiados con frecuencia, pueden ocasionar fallos en el vehículo. También, requiere de la instalación de dos sensores, uno en la línea de suministro y otro en la de retorno. A pesar de sus limitaciones, se mantiene como la mejor solución para el control satelital del consumo de combustible, ya que permite la obtención de información sumamente importante.

Control satelital con sensor de nivel de combustible

A comparación del anterior, un sensor de nivel de combustible transmite de manera directa cualquier cambio en el volumen del motor, puesto que se instala justo en el depósito de combustible.

Es otro de los sistemas más fiables, con alta precisión (el margen de error no supera el 1-3 %) y detección de robo de combustible, pero también tiene la desventaja de no ser adecuado para todos los vehículos, ya que depende del diseño de los tanques y si es necesario la instalación de dos sensores.

Aplicación de tecnologías

A través de sistemas tecnológicos, podemos simplificar y optimizar acciones como las mencionadas anteriormente, donde algunas todavía se manejan de manera manual, implicando más procesos para llegar al mismo resultado. Entre ellos, tenemos sistemas GPS, sistemas telemáticos, tarjetas de combustible e, incluso, aplicaciones móviles, entre otros.

De la necesidad de plantear estrategias para la administración de combustible nace la necesidad de simplificar algunos procesos para la reducción de gastos en combustible. Algunas de las soluciones han sido planteadas gracias a la telemetría, de la cual hablaremos un poco:

La telemetría se basa en la comunicación a distancia a través de diferentes tipos de sensores que recopilan, ejecutan y trasmiten información de un dispositivo a otro para luego ser procesada. Aunque esto conlleva diferentes procesos, su funcionalidad permite que sea apta para diferentes sectores y brinde una gran cantidad de ventajas.

Además de esto, en Element atacamos esta problemática con ayuda de herramientas que nos permiten buscar tendencias para reducir costos de combustible, para luego llevarlos a usted mediante: 

• Informes

• Equipos de consultoría estratégica

• Financiamientos para combustible

Como vimos, una de las claves para la buena administración de la flota, es el adecuado control del consumo de combustible y, para lograrlo, es necesario tomar en cuenta los diferentes factores que influyen y los procesos que podemos aplicar.

En Element, lo asistiremos en el manejo de estos procesos para facilitar el ahorro y control del combustible. Así como también lo apoyaremos en el control de gastos del conductor. 

¡Le ofrecemos soluciones que permitirán maximizar la productividad de su flota en diferentes aspectos! Para más información, no olvide visitar nuestro sitio web.